Política de Privacidad y Protección de Datos Personales

En AQUAYSISTEMAS S.A., comercialmente identificada como Aqua y Sistemas, respetamos la privacidad y protegemos los datos personales de quienes visitan nuestros sitios web, solicitan información, mantienen una relación comercial con nosotros o participan en nuestros procesos de selección.

Esta política explica, en lenguaje claro, qué información recopilamos, para qué la utilizamos, con quién podemos compartirla, durante cuánto tiempo la conservamos y cómo pueden las personas ejercer sus derechos conforme a la legislación ecuatoriana.

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

2. Alcance

Esta política se aplica al tratamiento de datos realizado mediante:

  • El sitio corporativo www.aquaysistemas.com.
  • El portal de vacantes y banco de talentos.
  • Formularios de contacto, solicitudes de cotización y canales de atención.
  • Comunicaciones por correo electrónico, teléfono, mensajería y redes sociales.
  • Relaciones con candidatos, clientes, potenciales clientes, proveedores y contactos corporativos.

3. Datos personales que tratamos

Según la relación que mantenga con nosotros, podremos tratar las siguientes categorías:

  • Identificación y contacto: nombres, apellidos, documento de identidad cuando sea necesario, correo electrónico, teléfono, ciudad, domicilio y firma.
  • Información profesional y académica: profesión, formación, certificaciones, experiencia, historial laboral, competencias, referencias, disponibilidad, áreas de interés y hoja de vida.
  • Información de postulaciones: vacante seleccionada, respuestas a formularios, documentos adjuntos, evaluaciones, notas internas, estado del proceso y comunicaciones relacionadas.
  • Información de cuenta: correo de acceso, contraseña almacenada de forma cifrada, verificaciones, recuperaciones de contraseña y fecha del último acceso.
  • Información comercial: empresa, cargo, solicitudes, cotizaciones, productos o servicios de interés y antecedentes de la relación comercial.
  • Datos técnicos: dirección IP, fecha y hora de acceso, navegador, dispositivo, registros de seguridad, cookies y datos necesarios para el funcionamiento del sitio.
  • Comunicaciones: mensajes, solicitudes, reclamos, respuestas y registros de seguimiento.

No solicitamos categorías especiales de datos personales, como información de salud, discapacidad, origen étnico, creencias o afiliación sindical, salvo cuando sean estrictamente necesarias, exista una base jurídica válida y se informe previamente al titular. Le recomendamos no incluir información sensible innecesaria en su hoja de vida.

4. Origen de los datos

Los datos pueden ser obtenidos:

  • Directamente del titular al completar un formulario, crear una cuenta, enviar su hoja de vida o comunicarse con nosotros.
  • Durante entrevistas, evaluaciones o interacciones comerciales y profesionales.
  • De referencias proporcionadas por el titular, cuando exista autorización para contactarlas.
  • De fuentes públicas o profesionales legítimamente accesibles, cuando la ley lo permita y resulte pertinente para la finalidad informada.
  • Automáticamente, mediante registros técnicos y cookies necesarias al utilizar nuestros sitios.

5. Finalidades y bases de legitimación

Tratamos los datos personales para:

  • Atender consultas, solicitudes de información, soporte y cotizaciones.
  • Gestionar relaciones comerciales, contractuales y precontractuales.
  • Administrar vacantes, postulaciones, entrevistas, evaluaciones y procesos de contratación.
  • Gestionar el banco de talentos y considerar perfiles en oportunidades futuras.
  • Crear y administrar cuentas de candidatos.
  • Enviar confirmaciones, avisos sobre el estado de una postulación y comunicaciones necesarias para el proceso.
  • Proteger la seguridad de los sitios, prevenir fraude, abuso y accesos no autorizados.
  • Cumplir obligaciones legales, regulatorias, laborales, tributarias o requerimientos de autoridades competentes.
  • Atender reclamos, ejercer derechos y defender intereses jurídicos.
  • Mejorar nuestros servicios mediante estadísticas agregadas o anonimizadas.

Dependiendo de la finalidad, el tratamiento se sustenta en una o más de las siguientes bases:

  • El consentimiento libre, específico, informado e inequívoco del titular.
  • La aplicación de medidas precontractuales solicitadas por el titular o la ejecución de un contrato.
  • El cumplimiento de obligaciones legales.
  • El interés legítimo de la Compañía, siempre que no prevalezcan los derechos y libertades del titular.

Cuando el tratamiento dependa del consentimiento, este podrá revocarse en cualquier momento, sin afectar la licitud del tratamiento efectuado antes de su revocatoria.

6. Procesos de selección y banco de talentos

Los datos enviados para una vacante serán utilizados para verificar la idoneidad del perfil, contactar al candidato, realizar evaluaciones, coordinar entrevistas, documentar el proceso y, de corresponder, ejecutar medidas previas a una contratación.

Cuando una persona se registre en el banco de talentos, sus datos podrán ser considerados para futuras oportunidades compatibles con su experiencia e intereses. El titular podrá solicitar en cualquier momento su eliminación del banco de talentos.

La entrega de los campos identificados como obligatorios es necesaria para gestionar la postulación. La negativa a proporcionarlos puede impedir la participación en el proceso. El suministro de datos inexactos, incompletos o desactualizados puede afectar la evaluación del perfil.

Aqua y Sistemas no adopta decisiones que produzcan efectos jurídicos o significativamente similares basadas exclusivamente en tratamientos automatizados. Las decisiones de selección cuentan con intervención humana. La presentación de una postulación no garantiza una entrevista ni contratación.

7. Destinatarios y encargados del tratamiento

Los datos podrán ser conocidos o tratados, únicamente cuando resulte necesario, por:

  • Personal autorizado de Talento Humano, responsables de área, administración y dirección.
  • Proveedores de alojamiento web, correo electrónico, almacenamiento, seguridad, soporte tecnológico y mantenimiento, quienes actuarán bajo instrucciones de la Compañía.
  • Profesionales o proveedores de evaluación y selección, cuando sean requeridos para un proceso específico y existan las garantías correspondientes.
  • Asesores jurídicos, auditores y proveedores profesionales sujetos a deberes de confidencialidad.
  • Autoridades administrativas, judiciales o de control, cuando exista obligación legal o requerimiento válido.
  • Entidades vinculadas a una reorganización, fusión o transferencia empresarial, con las garantías exigidas por la normativa.

Aqua y Sistemas no vende ni comercializa datos personales.

8. Transferencias nacionales e internacionales

Algunos proveedores tecnológicos, de correo, nube, seguridad o alojamiento pueden almacenar o procesar información fuera del Ecuador. Cuando exista una transferencia internacional, se aplicarán las condiciones, garantías y medidas de protección previstas por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento General y la normativa emitida por la autoridad competente.

9. Plazos de conservación

  • Postulaciones y banco de talentos: hasta dos años desde la postulación, la última actualización del perfil o la última interacción, salvo que el titular solicite antes la eliminación o exista una obligación de conservarlos.
  • Cuentas de candidatos: mientras la cuenta permanezca activa y durante el periodo necesario para atender responsabilidades, solicitudes o reclamos.
  • Consultas y relaciones comerciales: durante la relación y posteriormente por los plazos legales o contractuales aplicables.
  • Registros técnicos y de seguridad: durante el tiempo razonablemente necesario para proteger los sistemas, investigar incidentes y cumplir obligaciones.

Cumplida la finalidad y los plazos aplicables, los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados de forma segura, según corresponda. Si un candidato es contratado, la información necesaria pasará a formar parte de su expediente laboral y estará sujeta a los plazos propios de esa relación.

10. Derechos de los titulares

Conforme a la normativa aplicable, el titular puede ejercer los derechos de:

  • Información y acceso: conocer qué datos tratamos y obtener acceso a ellos.
  • Rectificación y actualización: corregir información inexacta, incompleta o desactualizada.
  • Eliminación: solicitar la supresión cuando se cumplan las condiciones legales.
  • Oposición: oponerse a determinados tratamientos en los casos previstos por la ley.
  • Suspensión o limitación: solicitar el cese temporal o la limitación del tratamiento.
  • Portabilidad: recibir o transferir sus datos cuando resulte aplicable.
  • Revocatoria del consentimiento: retirar una autorización previamente otorgada.
  • No ser objeto de decisiones exclusivamente automatizadas: solicitar explicación y revisión humana cuando corresponda.

Para ejercer sus derechos, envíe una solicitud a info@aquaysistemas.com o, si se relaciona con una postulación, a talentohumano@aquaysistemas.com, con el asunto “Solicitud de protección de datos personales”.

La solicitud deberá indicar:

  • Nombre completo del titular.
  • Derecho que desea ejercer y descripción clara de su solicitud.
  • Correo o medio para recibir la respuesta.
  • Información razonablemente necesaria para verificar su identidad y evitar accesos no autorizados.

La Compañía atenderá la solicitud dentro de los plazos previstos por la normativa. Si el titular considera que su solicitud no fue atendida adecuadamente, podrá presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador.

11. Seguridad de la información

Aplicamos medidas administrativas, organizativas y técnicas razonables para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos. Estas medidas incluyen controles de acceso, autenticación, cifrado de contraseñas, conexiones seguras, copias de respaldo, registro de eventos, actualización de sistemas y restricciones de acceso a hojas de vida y documentos.

Ningún sistema es completamente invulnerable. En caso de un incidente que pueda afectar los derechos de los titulares, actuaremos de acuerdo con los procedimientos y obligaciones de notificación previstos por la legislación aplicable.

12. Cookies y tecnologías similares

Nuestros sitios utilizan cookies técnicas necesarias para mantener sesiones, proteger formularios, autenticar usuarios, conservar preferencias de seguridad y asegurar el funcionamiento del portal. Estas cookies no se utilizan para vender información ni elaborar perfiles publicitarios.

Si incorporamos herramientas de analítica, contenido multimedia o servicios de terceros que utilicen cookies no esenciales, informaremos su finalidad y solicitaremos el consentimiento cuando sea requerido. El usuario puede administrar las cookies desde la configuración de su navegador; deshabilitar cookies técnicas puede impedir el funcionamiento de algunas características.

13. Datos de menores de edad

Los procesos de selección están dirigidos principalmente a personas mayores de edad. No recopilamos intencionalmente datos de niñas, niños o adolescentes sin la autorización de su representante legal y una base jurídica válida. Si detectamos datos de un menor recibidos sin las autorizaciones necesarias, adoptaremos medidas para eliminarlos o regularizar su tratamiento.

14. Enlaces y servicios de terceros

Nuestros sitios pueden contener enlaces a redes sociales, plataformas de video, mapas u otros sitios administrados por terceros. Sus prácticas de privacidad son responsabilidad de cada tercero. Antes de proporcionar información en esas plataformas, recomendamos revisar sus respectivas políticas.

15. Cambios en esta política

Podremos actualizar esta política para reflejar cambios normativos, tecnológicos o en nuestras actividades. Publicaremos la versión vigente en esta página e indicaremos su fecha de actualización. Cuando el cambio sea sustancial, utilizaremos medios razonables para informarlo.

16. Contacto y reclamos

Para consultas generales o solicitudes relacionadas con privacidad:

Esta política se rige por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, su Reglamento General y las demás normas aplicables en la República del Ecuador.